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英文论文写作、投稿详解

时间:2011-09-08 09:12:48  来源:  作者:

目前科技论文作者向国际英文科技期刊投稿的方式有三种。一是传统的邮寄形式,即通过国际快件将论文的原稿邮寄给刊物的主编或编辑部。这种形式曾经是投稿的近乎唯一的方式,持续了漫长的岁月,可现在采用这种方式接受来稿的刊物越来越少了。二是用电子邮件的方式投稿,即作者将原稿的电子文件发至主编或编辑部的电子信箱。这种投稿方式显然比邮寄快得多,但与邮寄一样,稿件也有丢失的时候。目前采用这种纳稿方式的期刊还很多,但有很大一部分期刊己经在此基础上,又进了一步,发展到第三种也是目前最新的一种投稿方式,即网上投稿 (ON-LINE SUBMISSION)。这种方式速度快,而且稿件不会丢失。一旦作者在网上登记注册投稿,每个主要步骤都有记录,很受科技期刊作者的欢迎。本文将就网上投稿过程及作者应该注意的地方予以详细的介绍,供对此感兴趣的中国作者参考。

网上投稿的关键是要做好充分的准备工作。首先,作者对所要投稿的国际英文刊物的投稿需知(GUIDE FOR AUTHORS)要了解清楚,并且按照要求准备好原稿的所有文件。一般科技论文分为回顾性文章(REVIEW ARTICLE),普通论文(REGULAR/RESEARCH ARTICLE),快讯(SHORT COMMUNICATIONS)等。不同的文章类型,对原稿的格式要求也有所变化。单就普通论文而言,文章从头到尾的基本格式是:论文的开篇部分,包括文章标题(TITLE),作者姓名(AUTHOR’S NAME)(注明通讯作者/CORRESPONDING AUTHOR),作者单位地址(AFFILIATION),论文摘要(ABSTRACT),关键词(KEYWORDS)等;论文的正文部分,包括介绍/引言(INTRODUCTION),实验方法(METHOD),实验材料(MATERIAL),结果与分析(RESULTS AND ANALYSIS),讨论(DISCUSSION), 结论(CONCLUSION)等;需说明的是不同的学科,正文的内容和形式会有所增减,图表、公式的数量也会有所不同。正文后的结尾部分有的文章附加致谢辞(ACKNOWLEDGEMENT),有的则没有,但参考文献(REFERENCE)则是必须的。有的文章还带有附录(APPENDIX),如全部的实验原始数据、计算机软件程序等。现在有的刊物可以在网上发表的文章中附带电子视听文件(E-COMPONENTS)。如短录像片(VIDEO CLIP),动画片(SHORT CARTOON)等。作者要根据自身的情况,选择文章应该包含的内容,一旦确定,所有的内容都要在网上投稿前准备好。此外,不但原稿的内容和格式要符合刊物的要术,而且在字数、页数、格式、文件储存形式等方面,均要与投稿刊物的要求一致。否则,文章在初选阶段会很快落选。其次,是作者对投稿刊物网上投稿系统的熟悉和学习。如果可能,最好请有这方面经验的作者上一课,可以节省时间和事半功倍。如果找不到合适的老师,作者自己要耐心地自学。从刊物的网页入手,仔细阅读网上的投稿需知、跟踪链接或屏幕启示,把每个环节搞明白弄清楚。

在网上投稿,头一步是在网页上注册,也叫作者登记。实际上与网上购物注册没太大区别,关键是要把自己的姓名、单位、联系地址,包括电话、传真和电子邮箱等登记准确无误。二是按部就班地输入文章的各个主要部分。如题目、作者、摘要、关键词、正文、图表等。在输入每个部分的时候,一是要通读该部分的有关要求,再次确认自已输入的文件是否符合要求。这听起来并不难,但实际上作者在这方面的疏忽却很多。比如按要求,原稿不能超过20页,可有的原稿长达40多页,甚至更长。有的文章作者完全忽略了刊物对关键词的要求,随心所欲。二是确认每个部分输入的完整性。有些作者在输入文件时过于匆忙,十个图只输入一半,这样的稿件即使到了编辑部也不能送审,只能返回作者补漏。如果审校员一时疏忽或主编没有查觉,将有缺欠的文章发出送审,则审稿人因为缺图,不能正常审阅文章。这样造成的麻烦所耽误的时间会更多。三是输入文件完毕后,也就是所有的部分成功地输入后,不要忘了点击投稿发送键。否则,稿件只会存储在作者自已的文件夹中,而不是发到编辑部。目前,许多科技期刊网上投稿,需把文件由一种存储形式转换到另一种存储形式,比如DOC文件变成PDF文件。在这个转换过程中,计算机屏幕会呈停滞状态,看上去好像死机了。其实不然,只需耐心等待罢了。原稿在网上成功投出后,作者马上就能收到编辑部的回执。如果有问题,屏幕上则会出现问题预警或解决问题的提示。如果作者不能自行解决故障或问题反复出现,作者可与出版社的网上投稿支持部门联系,求得帮助。此外值得一提的是,部分著名出版社的网页上除附有投稿需知外,还专门设计了针对网上投稿的指导示范文件。作者初学乍练时可以抽时间学习一下。总之,网上投稿并不难,关键是准备充分,而且在实际上机操作时按部就班,不能单纯求快,否则欲速而不达。

编辑部收到稿件后,有的是直接送审,有的是先进行一步初选(主要是检查论文的英文是否过关),然后再送审。不论是哪种情况,论文在送审前均需通过最基本的技术检查。目的是看原稿是否包含了应该有的基本内容。有些刊物的编辑部就设在出版社内,这类期刊的检查会更全面,包括文件形式、内容、作者联系方式、文章是否属于重复性投稿等等。一旦发现问题(比如原稿过长,关键词不符合要求等),原稿会马上返回作者,进行必要的补充和修改。原稿一旦退回作者,文件便会重新回到作者自己在网上的投稿文件夹里,等候修改。与此同时,作者的电子信箱内同样会收到一封编辑部的来信,明确告之稿件应该进行修改或补充的地方。作者只需上网从自己的文件夹中调出文件修改即可。一旦文件修改完毕,作者又要根据出版社信函中的提示,上网按步骤再将原稿发回刊物的编辑部。这个操作过程和最开始的投稿大同小异,往往也要将DOC文件转换成PDF文件。原稿返回编辑部送审后,有的会很干脆地被拒绝,有的会顺利地圆满接受,但大部分原稿需按审稿人的意见进行规模不同的修改。经过作者修改过的稿件又需要在网上重新发回编辑部。但有的作者在接到主编或编辑部转来的审稿人意见后,对其评价有很大的异议或不愿改动自己的论文,便可以主动要求退稿。手续很简单,只需向编辑部发个电子邮件即可或自己上网撤稿。如果作者愿意根据审稿人的意见改动论文,则需改得全面彻底,并且对审稿人提出的疑问要一一做答。这份单独的问答要整理成一份单独的文件,在网上再次发稿时使用。如果缺少这份问答文件,在许多期刊网上投发修改稿时会出现障碍,应引起作者的注意。修改后的论文要从作者网上的论文文件夹里发给编辑部,最初的原稿可以存储在文件夹中,可作者一定要确定第二次投出的稿件是修改后的文件,而不是初稿。这种张冠李戴的事在网上投稿过程中时有发生。文件名称明明显示是修改稿,可审稿人打开文件后才发现是初稿又原封不动地回来了,让人有点哭笑不得。修改过的稿件回到编辑部后,原稿的编码序号不变,只是多了一或二个尾数,表明是修改稿。有的稿件改动一次即可被刊物采纳,但也有的要反复修改多次才能被通过。对被否定的文章,如果作者对否定的原因有异议,可以向编辑部或主编提出自己的意见,据理力争。如果主编同意作者的意见,文章可以重新进入新的一轮审稿程序。这种情况不多,但在网上这样的文章也同样记录在案。在网上投出的稿件不论改动多少回,其序号都不会改变,只有尾数的变动,以表明是修改后的第几稿。比如R1是第一次修改稿,R2是第二份修改稿,依此类推。但每份修改过的文件在网上都有记录,而且每份审稿人的意见也都记录在案。不单如此,整个审稿过程中经过刊物网页发给作者的电子邮件也都有记录。总之,每一个步骤都有据可查,只要整个系统不出问题,就不会有稿件丢失的情况发生。

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