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组织科学会议的十个简单法则

时间:2011-01-05 08:27:24  来源:  作者:

科学会议有不同的形式,从1-20人参加的为期一天的专题研讨会到1000以上代表参与的大型的多天会议,包括会议主旨、会程、海报、社会活动等等。下面十条规则为组织不同规模的会议提供了见解。
科学会议是科学家职业生涯的核心,它为科学家提供了学习、建立关系网、发现新思路的宝贵机会。此外,会议还是一种令人愉快的经历——是实验室常规工作中的短暂休息。在工作后期参与组织会议是一种团体责任,在工作初期参与组织会议则是有价值的学习经历。首先,它让你开阔了视野并且使你的名字和面孔被团体所了解;其次,它帮助你提高组织、管理、团队协作和财政职责等方面的能力,这些对于你以后的职业生涯是有益的。然而,这会花费很多时间,同意帮助组织一次会议应当考虑到完成自己研究工作的时间,它为你上了一节时间管理的课。下面这些是在多年来组织过多次大型会议的资深专家的监督指导下,一些研究生在组织科学会议方面的经历。

计算生物学国际协会学生理事会是计算生物学国际协会内部的一个组织,其目的是为了满足计算生物学家职业早期的需要。此理事会为它的成员们提供各种相关活动,来推进他们在科学上的发展。我们组织的学生理事讨论会,是包含在分子生物学智能系统国际会议和计算生物学欧洲会议中的一项会议,从中我们已经积累了具有代表性的非学术知识,具体体现在以下十条法则。

1 科学是最重要的事情

好的科学最重要,决定了一个好的会议。后勤也很重要,位于其次。选择合适的人参会,也就是说该领域中最权威的人或最有潜力的人,其他的就好说了。当为你会议选择一个主题时,要考虑满足你的目标听众的需要。确定你有足够宽的讨论范围,但不要太空泛。主题的覆盖面越广,越多的人愿意来参与,但是你用在特定主题上的时间也就越少。新领域能引起更多的兴趣,尝试尽可能地将它们加入到你的会议计划中。让参会者以文件方式提出一般要求,让他们决定会议的内容。选择诸如“……的新发展”“ ……的新趋势”这样广泛而专有的主题。

2 考虑足够的准备时间

会前的准备大概需要9个月到一年的时间,这取决于会议规模的大小。保证有充裕的时间去挑选会址,邀请、评审和接受提交论文,安排全价或打折的客房,为参会者预定机票或提供差旅。邀请杰出的科学家做汇报时,需要提前几个月就邀请——名气越大,提前的时间应越长。

3 研究所有可能影响本次活动的财政问题

赞助者通常是你的经费的最初来源,其次是代表们的注册费。为了增加获得公司资助的机会,写一份清晰的申请书,注明这些钱将如何被使用以及他们会得到什么样的回报。为了吸引更多的赞助者,你可以安排一些时间去公司做报告,但要注意不能让喧闹的商业气息影响会议的科学趣味。应该先选择对你的主题最感兴趣的赞助者。如果他们说今年没有兴趣,保留他们的联系方式,因为他们可能在今后的活动中赞助你。无论如何,越早联系他们越好。会议的开销与会议的规模成正比,因此准确估计参会者的人数会帮助你准确预测会议的开销。你需要将餐饮费、休息时咖啡费用和租场地的费用都计算在内。还要注意到会场员工和音像的花费可能是额外的——留意一些隐藏的开销。除了会场相关的开支外,额外的开销可能包括差旅费、会议内容在杂志上的出版费用和为杰出贡献者提供的奖品。所有这些开销决定了你将向参会者收取多少费用。将所有这些列入表格并进行计算。考虑到意外情况,如货币波动和世界变动可能会影响参会率。对于大型会议,可针对这些意外向保险公司投保。参照别人组织过的类似会议的模版开始这项工作将会提供很大的帮助。

4 选择合适的时间和地点

你的会议应当尽可能远离已经开展的或其它相关的会议。或者,你可能想围绕一个主要的会议来开展你的活动,以卫星会议或特殊兴趣小组的方式。与已经开展的会议合作可能会吸引更多的参会者(尤其当你第一次组织活动时),同时也节省了大量的管理工作。如果你决定独自做这件事,你应该考虑所选的会议地点是否交通便利,是否有研究该领域的强大群体,以及是否有文化和旅游胜地。价格合理的食宿和机票对你的会议总是有利的。

5 制定合理的会议日程

会议为想要分享和交换思想的人提供了场所。有很多著名的科学家做汇报会增加人们对该会议的需求(和开支),但要为递送上来的材料准备充足的报告时间。同时为资深和年轻的科学家安排报告会更好。年轻的研究者可能会更有热情、更能鼓舞学生,而顶尖的资深科学家能够描绘出一个更完整的领域前景。要为参会者提供大量的社交时间。中场休息、就餐、海报展示都能提供会见潜在合作者、加强合作关系网的理想时机。

6 细心选择你的主要帮助者:组织委员会

一个人不可能具备组织一场大型会议所需要的所有技能,但是组织委员会可以聚集所需的全部技能。你可能会根据帮手的兴趣和能力,给他们安排不同的任务。下面是一些你可能会授权的任务:1) 推动会议所进行的网站设计;2) 准备材料和选择市场;3) 管理财务和拉赞助;4) 论文提交和审核;5) 安排海报;6) 选择会议主旨;7) 组织会场;8) 安排议程和汇报者;9) 准备奖品。你的组织委员会应当具备足够的人手来处理上述所有问题,但是人数不能太多,以免出现闲置人员和沟通问题。成立一个当地的组织委员会是极其重要的,因为他们知道当地的机构、演讲者、公司和旅游景点。当地组织也可以协助你的管理工作,比如组织参会者的注册、在会场周边找到合适的住宿。

7 组织委员会的成员应经常沟通联络

会前通过电话会议安排工作是有益的。尽可能早的让每个人熟悉会议组织的所有方面。群体的智慧使重要问题被遗忘的可能性降低。当地组织者应当使所有人相信会场能正常运作。在会前分配好任务,诸如准备注册表、参会者提问时为其提供扩音器、介绍会议内容和演讲者、提前检查汇报幻灯、准备海报板等材料贴海报等,这些都容易被忽视。总之,良好的沟通使你不会漏掉这些容易被忘记的小事情。

整个会议过程中都应该保持良好的沟通。所有的组织者在会议全过程中都应该能够通过手机和电子邮件相互联系。把宴席承办人、会场经理、管理人员、技术员的姓名和联系方式发给所有的组织者。当然还包括主会的组织者,如果你的活动是另一个会议的一部分的话。现场临时变动会导致额外的开支,然而只需要得到一位关键组织者而不是每一位组织者的批准。这会确保在最后不会出现财政意外。设立一个特定的会务点也是非常重要的,这可以使组织委员会的成员随时帮助你解决问题。

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