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提高工作效率的四项最佳建议

时间:2014-01-16 21:08:06  来源:  作者:

 现如今,我们日常生活当中一个不曾发生改变的因素就是我们的最佳工作时间,或者说我们到底该工作多长时间——一般情况下,我问到的每一个人都会引证一些道理说服我,这个时间接近每天八小时。

数据似乎也证实了这一点:美国人平均每天工作8.8小时。至少,这是来自美国劳动统计局的官方数据。

然而,对于大多数人来说,知道普通人平均工作时长很显然对判断这种工作制度效率高低,或者说多产与否并没有太大的帮助。至少,这是我个人从自身的生产力上发现的。那么,多少的小时生产率才是合适的呢?

在成功的故事当中,有人一周工作四小时,也有人一天工作十六个小时,所以这就很难说是否存在一个最佳的数值。这一次我没有跟着自己的直觉走,因为它总是让我失望。相反的,我想通过真实地调查工作时间及如何优化使我们获得幸福和成功
我们最开始为什么要一天工作八小时呢?
让我们从现有的工作制度开始。典型的工作日一天大约都是八小时。可我们是怎么提出这样的方案的?答案隐藏在工业革命的浪潮之中。

十八世纪后期,当公司开始最大化提高工厂产量时,让工厂一周七天,一天二十四小时运转不停成了关键。当然,为了提高效率,人们就得工作的更多。实际上,那个时候一天工作10至16小时很正常。

如此超长的工作时间并没有一直持续下去,因为很快,一个名叫罗伯特·欧文的人勇敢地发起了一场运动,呼吁人们每天的工作时间不应超过八小时。他的口号就是“八小时工作,八小时消遣,八小时睡觉”

没过多久,福特就实施了八小时工作制,并且改变了工作的标准。

最早引进这种工作制度的是福特汽车公司。1914年,福特公司不仅将标准的工作时长改为八小时,并且将工人们的薪资翻了一番。让许多公司吃惊的是,随着工作小时数减少,同样的工人,他们的生产力却大幅度地提高了。而福特公司的利润率也在两年间得到巨幅的增长。这就促使其他公司也采用这种更短的八小时工作制作为员工的工作标准。
所以就是这样,这就是我们每天工作八小时的原因。并不是什么科学或者其他的缘由,仅仅只是一个世纪以来为了提高工厂效率而采用的古老标准。
管理好能量,而不是时间:工作多长时间和短日节律并不重要
不想再陷入同一个陷阱,是时候问一个更好的问题了。在如今创造型经济中,每天工作多少个小时已经不是很重要了。
据著名作家托尼·施瓦茨所说:“管理好你的能量,而不是你的时间”,应该将注意力集中在个人精力上面。
施瓦茨解释说,作为人类,我们每天要管理好能量类型有四种:
  • 身体能量——你有多健康?(这一点之前已经谈到过)
  • 情感能量——你有多幸福?
  • 脑力能量——你的注意力能有多集中?
  • 精神能量——你为什么要做这些事情?你的目的是什么?

我们大多数人很容易忘记的一件事情就是,作为人类,我们和机器是非常不同的。本质上,也就是说机器是线性工作的,而人类是循环工作的。

有效率的工作日,是真正尊重人类本性的,是首先将重点放在次昼夜周期上的。
基本上来说人类的思维能在任何任务中集中90-120分钟。之后,我们需要20-30分钟的休息重新获得能量,在接下来的任务中有更好的表现。下面是一个次昼夜规律更典型的代表。

所以,不去想“我能够在一天八小时中能做到什么”,我已经开始思考“我能够在九十分钟里能做好什么”。

既然已经知道我们能将每件事情分成九十分钟的等份,现在就是时候更进一步将这些九十分钟细化。
有效工作日的核心:注意力
理解我们的工作流程最为重要的一点就是我们的注意力能有多集中。贾斯丁·加德纳的一项令人震惊的调研发现我们的大脑在将注意力集中起来时需要完成两个步骤:
1)“敏感性增强”:这也就是说当你看到某个场景时,你将场景呈现出来的所有信息都吸收进来。然后你的注意力会集中在你需要特别关注的地方。这有点像“模糊的照片慢慢地开始聚焦”,生活黑客网站如是说。
2)“高效选择”:当获得任务时,注意力慢慢增强。我们就进入了心理学家Mihály Csíkszentmihályi称之为“意识流”阶段。此时,我们就开始真正地进入工作状态。
下图也许能更好的表述这种现象:
 

图A中,当大脑只接收到单一任务时,我们能够区分干扰项(蓝色部分)和真正重要的部分(黄色部分)。

 
图B则表示当同时接收到多项任务时,大脑很容易就被干扰,将注意力分散到真实任务和干扰项当中。
加德纳从研究中得出的一项重要结论就是我们必须兼顾两点:
* 不同时接受多项任务以避免在工作中被分散注意力。
* 即使只有一项任务也要减少干扰项的存在。
听起来很理所当然,对吗?然而要把理论贯彻到每天的实际生活当中,说起来就比做起来容易得多。尽管如此,好消息就是学习集中注意力,我们甚至能够改变大脑的结构。这里有一些操作技巧:
提高工作效率的四项最佳建议:
当我在Buffer工作时,为了更好的实践以上研究,我做出了四项非常显著的改变。以下是最有效的方法:
人为地增加任务之间的关联 :至今,还有很多人仍然努力寻找注意力的集中点,特别是没有时间截点的时候。据福田康夫圭佑研究表明,跳脱你的工作系统,自己定下时间截点并且给予自己一定的奖励,能够有效的提升人物的完成效率。
* 将工作日拆分为九十分钟的工作窗:这是我现在开始做的事情。不去想一天八个,六个或者十个小时的工作小时,而是把它想成四个,五个或者很多个九十分钟的工作窗。如此一来,你每天就能更加容易地完成四项任务。
有计划地休息才能真正休息好:“最健康的那个人往往不是跑得最快的那个,而是能够充分利用休息时间的那个人。”托尼·施瓦茨如是说。很多时候,我们都忙于规划安排工作时间,却忘了怎样休息。提前安排休息时该干些什么。这里有些小点子:小憩,阅读,冥想,吃点零食。
零通告:我做过最正确的一个决定就是听从乔的零通告建议。只要有从零到一的改变,就能打破我的注意力。不动手机和电脑给我带来的帮助很大。如果你没有尝试过这种方法,你可以尽量关掉所有能够对你造成干扰的数码产品。
对我个人来说,将这些关于注意力的发现融入到生活仅仅几周的时间就让我的生活出现了翻天覆地的改变。我变得比以前幸福。我也能完成更多的事情,与此同时却获得更多的幸福感。
对了,作为本篇报道的后续,你可能还会喜欢“温度和光线对工作效率的影响”,还有“体能的四项构成要素以及如何掌控它们”
现在到你了,你认为工作日的最佳结构是如何的呢?很乐意听听你们对于这个话题的见解。
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