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20个如何更好管理时间的建议

时间:2013-04-28 22:15:22  来源:  作者:

你通常会准时而不迟到吗?你能在你规定的时间内完成一件事情吗?你能准时提交你的报告、工作任务吗?你能在截止时间之前完成你想要做的事情吗?你能够很好的管理你的时间吗?

如果对于上面的任何一个问题,你的回答是“否”,那么意味着你并没有像你希望的那样管理时间。以下是如何更好管理时间的20个建议:

制定每日计划。提前制定每天的计划。比起睡觉之前,在每天早上制定计划更胜一筹。制定计划是一天成功的良好开端。注意,不要放松警惕,你本日的工作必须竟尽可能的严格遵守计划。
限制每个任务的时间。例如明确规定你需要在早上10点前完成任务X,在下午3点前完成任务Y,在下午五点半前完成任务Z。这防止你拖延任务以及被其他活动占用时间。
使用日历。使用日历是管理日常活动的最基本步骤。如果你使用Outlook或者Lotus Notes(目前国外最为流行的文档数据库系统之一,其包含电子邮件系统。译者注),那么日历就是你电子邮件软件的一部分。Google Calendar同样非常优秀,我目前正在使用它。它很棒的一点是,能够将日历同步到你的手机以及其他你使用的设备上,这样你就可以在任何地方访问你的日程安排。
使用一个管理工具(organizer)。管理工具帮助你掌握你生活中的一切。这是你管理信息的核心工具,包括To-Do List、项目以及其他零碎的东西。(无法理解本段的organizer指的到底是什么?也许是一个统一的信息管理工具。译者注)
明确你的截止时间。什么时候需要完成你的任务?在日历和管理工具中明确的标记出任务截止时间,这样你就可以明确知道什么时候需要完成它们。
学会说“不”。不要做超过你能力范围的事情。如果这可能会干扰你正在做的事情,可以和公司说不接受这个任务,或者将这个任务推迟到下一个阶段。
将目标完成时间提前。如果你目标完成时间刚好满足要求,那么你可能会准时完成或者延迟。但绝大部分情况你会样式。然而,如果你将目标完成时间提前,那么你更有可能准时完成。对于一个约会,尽可能的早到。对于任务的截止时间,尽可能的比要求时间提前完成。
限制你的活动时间。这意味着限制你的工作总时间为X。了解更多关于时间限制的知识:13 个快速提高生产力的策略(英文)
在你面前明显的位置摆放一个时钟。有的时候我们国语专注于某项工作,以至于忽略了时间。在你面前摆放一个巨大的时钟能够使你时刻意识到当前的时间。
将提醒提前15分钟。大部分的日历都有提心功能,如果你需要参加一个重要的会议,那么可以将闹钟提前15分钟。
时刻保持专注。你是否有过同时进行多项任务,结果没有完成任何事情的经历?如果有,那么你可以在一段时间内只专注于一项关键任务。关闭所有你用不到的应用程序,关闭浏览器中可能吸引你注意力的所有的标签,唯一专注于你目前做的事情。通过这种方法,你的工作将会更有效率。
排除一切干扰。在工作中什么使你分心?即时消息?手机铃声?弹出的文字消息?我现在几乎不使用聊天工具,只有我没有打算做任何工作时,我才会登陆它。当我在做重要的工作时,我还会关闭我的手机。在这期间打入的电话将会记录下来,如果有什么重要的事情的话,我会在完成工作后联系他们。这使我的集中力大大提高了。
记录你消耗的时间。Egg Timer是一个简单的在线倒数计时器。你可以输入你需要记录的时间(例子:“30 minutes”, “1 hour”),然后它会在后台倒数计时,倒数结束后它会发出响声提醒你。这是一个提醒你消耗时间的好方法。(网站地址:Egg Timer,译者注)
不要为了不重要的事情而烦恼,特别是你还没有准确明白你要做什么时。试图这样做事没有意义的。阅读更多:为什么做一个完美主义者可能并不那么完美(英文)。
区分任务的优先级。由于你不能马上做所有的事情,学着去优先处理最重要的事情,稍后处理其他事情。在区分优先级时,应用80/20原则是一个核心原则。阅读更多关于80/20原则的信息:13 个快速提高生产力的策略(英文)。
委托他人。如果一件事情别人做更好,或者这件事情不是很重要,那么可以考虑委托给他人完成。这可以使你减轻负担,能够专注于重要的任务。
批量处理相似的任务。对于相似的工作,批量处理他们。举一个例子,我的工作可以分为三个核心类别:1)写作(文章,我尚未发表的书),2)培训,3)工场发展,4)商业发展,5)行政管理。我将所有相关的任务一起完成,所以他们可以协同工作。如果我需要打一些电话,那么我会分配一个时间段,解决我所有需要拨打的电话。这大大简化了工作过程。
杜绝时间浪费。什么消耗了你的工作时间?Facebook?Twitter?确认电子邮件?停止不断检查他们。为了让你更难访问他们,你可以将这些网站从你浏览器的收藏夹和快速访问栏删除,然后将它们移到难以访问的收藏夹的文件夹中。使用重要工作相关的网站书签代替它们。即使这样,毫无疑问你还会查看FB/Twitter,但是你会发现频率比以前低得多。
在必须时放弃任务。事情堆积泛滥成灾的原因是你没有在必须时放弃它们。不需要害怕放弃任务是会导致一些问题,否则它可能不会结束,而且会消耗你之后更多的时间。
预留一些缓冲时间。不要将所有事情紧密的安排在一起。在各个任务之间留出5-10分钟的缓冲时间。这可以帮助你全神贯注于前一个任务,然后开始下一个任务。
你还有其他更好的时间管理建议吗?可以在评论区中与大家分享。

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