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行程排得过紧时的20个解决方法

时间:2013-03-02 16:28:29  来源:  作者:

把行程排得过满并非偶发事件。起因都是提前几个月作出的些许承诺。这些承诺被推回并重新安排时间,直到你不得不同时面对全部的安排。想要不那么精疲力尽地完成过爆行程并非易事。

我目前自己进行中的行程稍稍有点紧凑。尽管我通常很小心谨慎地维持日程表的平衡,但我没能掌握好重大约定的出现时间。结果我一边准备考试,一边上岗做刚应征到的志愿者,还读完了一本电子书,上了税,为我的Toastmasters俱乐部举办选举活动,还补完了上周生病时落下的全部功课。

这不是我第一次无心当中把日程排得过紧了,我希望分享自己在过去学到的并正试着学以致用的一些方法和想法。

防止行程过爆的方法

一分预防胜过十分治疗。摆脱行程过紧的困扰不是那么好玩的。但你可以通过确保不作其中一项安排而解救自己于水深火热之中。尽管有些和工作相关的突发事件不可避免,但下面列出的一些方法有助于你在第一时间推掉一项安排:

1. 行事历至上。我很爱Google的行事历。在列表里输入你所有的计划和要做的事项,这样你就能迅速查看到活动是何时开始堆积起来的。行事历可能多少会带点欺骗性(一场15分钟的会议和一项20小时的计划看上去是一样的),但它的的确确让你变得善于规划。

2. 说“不”以及不要出尔反尔。我喜欢投身于很多项目中,但我肯定这些都是自己的项目而不是外部力量驱使我去做的。学会对没有价值的项目说“不”。

3. 灵活应对。我不会作出自己可能达不成的许诺。在达成一致前让人们了解你将这项活动放在优先级表的何处。这样你将来无法赴约时还能更加灵活地抽身而退。

4. 放宽期限。(他人制定的)苛刻的截止期往往会挤到一起。带头让自己适应(自己制定的)宽松的截止期。我用制定一周和每日目标的方法让自己在尽可能多滴提前完成工作。

5. 善用人际关系。你不可能在紧要关头做到面面俱到。但如果你在他人危难时帮过他,他们会更愿意在你行程过紧时伸出援手。让他人在能为你减负时帮你一把。

提高自身产量的方法

如果你避不开过紧的日常,你现在则有两个选项:

·变得高产起来。
·推掉一点承诺。

根据自身情况你可以两边各取一些。我尽可能不选第二项。我不希望因为和他人违约而玷污了名声。我更不希望因为背弃自己许下的诺言而玷污了决心。

如果你选择了第一项,下面是一些让你不耗空精力的情况下暂时提高产量的方法:

1. 把闹钟调早一个小时。我已经能在大多数早上5:30就起床。但如果你自然醒的时间是7到8点,那就把闹钟调早一个小时。早上的干劲越大,你就越能做完所有的事情。

2. 远离电视、游戏和网络。放下你生命中的三大耗时物。电视、网络、邮件和游戏会占用你很多时间。在你已经落后时,远离它们能让你不再拖延。

3. 坚决要事优先。列出一天的待办事项时将最重要的事项放到早上。如果你一周都排满了,那就把最重要的工作放到周一、周二和周三。头轻脚重的行程表在你安排过多时是完不成的。

4. 不要舍弃锻炼的时间。在过爆行程中起决定作用的精力而非时间。放弃一天的锻炼可能没什么影响。但如果你连续一到两周都把行程排得过满,挤掉去健身房锻炼的时间会耗磨掉你的精力。如果你时间很紧,试着早上花30分钟晨跑。

5. 不吃垃圾食品。吃的东西会对你的精力状况产生重要影响。不要吃高脂肪或者高单糖的食物。谷类食品、蔬菜和充足水分摄入能让你保持体内水分均衡和一整天血糖指数平衡。

6. 关掉手机、邮箱和黑莓。每天只在特定的时候查看收件箱。在行程过爆期间,保持联系不如提供产量来得重要,所以,关掉任何让你工作分心的东西吧。

7. 做一名隐士。我喜欢和朋友一起玩。但当你肩负两三倍的工作量时,你没空和他们一起玩。与他人保持距离,专注于相关工作。你越早完成过爆的行程就越快能重返人类社会。

8. 待办事项不离身。你脑子里应当永远有待办事项。除非你正做某项工作,不然你应该时刻检查下一项该做的事情。

减轻行程强度的方法

提高自身产量也可能实现不了。我自己的计划和承诺有很大的弹性空间。如果你通常和孩子以及一周60小时的工作捆绑在一块,那么一旦行程过紧就会要了你的命。下面是一些减轻你行程强度帮你缓解压力的方法:

1. 列一张因果关系表。完成一项任务后不要去计算报酬,而是想想完不成的话会怎样。我在歇工期间不推荐这种方式,因为这会过度强调紧急性而让任务本身变得不重要。但在行程过爆期间,明白什么会给你最低程度的伤害可以救你于危机之中。

2. 降低你的品质门槛。放低你心目中“足够好”的标准。平庸的产品虽然赢不回奖赏但能帮你在不违背承诺的情况下节省很多时间。

3. 说明自身情况。如果你要对某人违约,就向他解释发生的一切以及你为什么不帮他。解释虽不能挽回损失,但能为你在将来作出弥补时留下余地。

4. 治疗。治疗是战争时期医生的行事准则。标准是没有治疗必要的病人不治。你也是一样,没有治疗必要的人不要治。把你的药力用在性命攸关的病人身上。对待你的计划也同样如此,把精力花在影响力最大的事情上。

5. 可以的话就延期。如果一项任务可以延期就让它延吧。有选择性地延期能让你集中对付一项超负荷工作。

6. 远离嘈杂活动。嘈杂的活动是指那些分散你注意力的活动,但是推掉也不会有什么严重后果。关闭邮箱、不接电话和无视某些请求都能节约你的时间,同时几乎不会有什么短暂的负作用。

7. 决定优先事项。此刻你生命中的头等大事是什么?是工作?是家庭?是健康?还是金钱?以此为标准作出取舍。

避免事情都挤到一块是最佳解决方案。冷静而有条不紊地完成工作比在最后一刻草草了事要好得多。但当这些都不可能实现时,你同样可以有办法对付积攒在手头的事情。

现在我要下线去做其他工作了……

 

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