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让人们阅读并回复你邮件的八种方法

时间:2012-11-22 01:40:59  来源:  作者:

对于这样一种常见的内部商务沟通模式,办公室内部的邮件往往写得非常糟糕。有什么更简单的方法能让你的邮件从茫茫大众邮件中脱颖而出,而不用不停地去发送言辞犀利但又要受他人欢迎的电子信息呢?就按照下面的方法来做吧。

1.精炼你的主题。关键是要具体,不必非得简短。与其使用邮件名称“伯恩项目”,倒不如使用“伯恩项目:二期项目的新期限”来得更为明确。这样的话,你的邮件已经比大多数邮件更有意思了。

2.不要省略导语。如果你想惹恼别人,那就让他们读上三段话再开始说重点吧。如果你想在公司提高地位,那就在第一段或第二段中陈述你的目的,然后再讲述为什么及怎么去做。

3.以一个行动请求结束邮件。例如:“我将在周一早上10点给你打电话跟进这件事。”或者“我们什么时候会完成这件事呢?”否则,你等于什么都没说。

4.人性化。得体的人在人们面前从来不会表现得冷淡唐突,而在邮件中他们往往会如此表现。高效有事务性并不一定意味着没有人情味。记住,发件人和收件人都是有感情的人啊。

5.校对你的邮件。重复阅读邮件是值得的。仅仅一个拼写错误、语法错误或打字错误都让你显得愚蠢。也会让人觉得你不尊重收件人。因此,与草率的人相比,发送干净整洁的邮件自然让你更胜一筹。

6.言语应得体。讽刺性的言辞不应出现在电子邮件中。也不要谈及敏感话题,如性别、种族、宗教、政治等。避免这些话题,因为你所发的每一个消息都在受到他人的评判。

7.不要再抄送给每一个人。你这么做会让涉及到的所有人都显得不那么重要。

8.拿起电话。如果你在电子邮件上花费的时间必须超过五分钟,那么还是打电话吧。

 

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