| 旅游 | 摄影 | 饮食 | 健身 | 心理 | 习惯 | 文明 | 观念 | 礼仪 | 方式 | 风俗 | 交流 | 视野 | 精神与力量 |
您当前的位置:首页 > 精致生活 > 方式

5招应对工作限期

时间:2010-12-21 13:12:08  来源:  作者:

每个人都得应对限期问题,还在读书时,你要完成诸多作业和长期课题,工作了,坐办公室的你也许得准备做业务汇报,整理文件,为老板收集信息,或为客户处理事项。超过限期后果很严重,惹恼老板、激怒客户以至损失合同,甚至可能丢掉饭碗,不一而足。
最难处理的是那些几周或数月的限期,你如何在规定的时间范围内,安排好一大堆工作,以确保按时完成任务?下面的五个小建议将帮助你恪守限期,没有其他事情发生的话,你不至于到最后一刻手忙脚乱。

五:巧用日历安排得当
首先请断了所有可能超期的念想。如果你的日程安排很复杂,有多个限期,同时诸多会议和工作正在进行,很有必要拿一个日历将所有的期限之日都标记在上面,即使你的事项不多,仍然需要找个地方记录重要的限期。一本台历或挂历就够了,现在还有很多效率管理软件可以帮忙记录重要的日子,你的手机或小灵通大概也有日历功能,还可以随身携带。另外,你也可以利用办公电邮,记录重要的日子。
利用这种软件可以记录得更详尽一点,按日期整合其他信息,比如保存同项目组其他人的名字和联系方式,记录与项目有关的所有调研情况,甚至保存含有重要文件和档案的文件夹。

四:分拆项目朝夕必争
若离限期还有两周(或两月),往往很难在第一个星期就开工,因为没有紧迫感,我们都容易错误地以为:“我还有大把时间,现在不急,先做其他吧。”然后,一下子离限期就只剩两天了,而自己却还没有着手这个工作呢。或者更糟的是,你开始得倒挺早,处理了些细枝末节的事(这本身倒还不错),但后来感觉自己做出了点成效,便心满意足,等过了太久才去处理棘手的事项。
事实上,拖拉的毛病或许是最在所难免的,好在解决方式很简单,你要做的就是把一个项目分拆成多个小项目,然后制订计划标明完成每项的时间,直至最后限期。这样其实是制订了一组小限期,循序渐进以达目标。比如,你有一周时间的期限,写一份关于应对工作限期的五页纸的文章,那在计划安排上就可以这样标:周一——完成第一页;周二——完成第二页,如此类推。
用这种方法的话,我们在前一条提到的日历就大有用途了。

三:分摊小活有力借力
不必全靠一己之力来完成项目,或许该项目就是整个部门的工作,或者参与项目的有些同事可以祝你一臂之力,又或许你的几个实习生,其实巴不得不冲咖啡,帮你做点实事。不管怎样,你应该充分借助一切可借之力。
如果能找到对项目某个方面特别在行的人,千万不要碍于脸面不敢叫其帮忙。你是否曾为制作公司的每月业务通讯头疼不已?找个图像设计师帮忙做个标识,叫熟知每个员工姓名的前台接待帮忙收集结婚和生日通告。这样做的意义在于,有他人相助,事情更易做。

二:预留时间缓冲期限
你已经把一切计划安排妥当,也分派了小任务,整个项目应当可以顺利地按时完成。先别高兴得太早——这时,项目组一个至关重要的成员突然得了阑尾炎,一周不能干活,而某某的硬盘又瘫痪了,丢失了重要文件,又或者客户打电话来要修正项目标准。一系列意料之外的事情发生了,当初再坚定的计划也可被打乱。
当然,你不能预测所有的可能性,所以最好的应对策略是给限期设定一个缓冲期。如果期限是两周,计划时可将其提前两天。而两个月的期限则可以计划提前五天,以作缓冲。项目的不定因素愈多,缓冲期则须愈长。设定这种“软期限”目的在于让自己能够拥有宝贵的时间来从容应对意外发生的问题,甚至从灭顶之灾中恢复过来。
想象一下,在办公室遇洪水,文件遭毁时,你描述自己如何挺过来,而不是以之为完不成任务的借口,这会让你显得多了不起啊!

一:掂量能力决不逞强
一些限期是不容商量的,但通常在期限定下之前还有最大的松动余地。不要轻易去碰只有一周限期却有两周任务的活儿,除非你有十足的把握。如果自己的任务已经满了,要毫不犹豫地拒绝。大多数老板更愿听到:“我没办法在这个星期完成,另请他人吧。”而不是“上周我太忙了,不能按时完成任务呢。”即使你抢时间完成了项目,它也很可能不是你做得最好的工作。
另有一种方式,你可以跟老板协商获取额外的帮助,比如,“我可以完成这个账目,但我需要鲍勃帮忙将食品和药物管理局(FDA)的文件归档。”
你只须清楚自己的能力,才能合理估算自己能做什么,总之,在预期之前完成远比超期完不成要好。
 

来顶一下
返回首页
返回首页
发表评论 共有条评论
用户名: 密码:
验证码: 匿名发表
推荐资讯
相关文章
栏目更新
栏目热门